CAPÍTULO 6. FUNDAMENTOS INTELIGENTES DE NEGOCIOS:
BASES DE DATOS Y ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN.
6. INTRODUCCIÓN.
En un mundo donde los sistemas de
información, son la base del éxito para cualquier negocio, se debe tener
claridad de cómo administrar la información en cada sistema y las bases de
datos que se requieren y deben usar para mantener el negocio operando con el mínimo
riesgo.
Las bases de datos definen que
tan robusto es la plataforma del sistema de información, asi como el proceso
para asegurar la administración del mismo, por medio de políticas y procedimientos
para un manejo responsable.
6.1 ORGANIZACIÓN DE LOS DATOS EN UN ENTORNO DE ARCHIVOS TRADICIONAL.
Un sistema de información
efectivo provee a los usuarios información precisa, oportuna y relevante. La información
precisa está libre de errores. La información es oportuna cuando está
disponible para los encargados de tomar decisiones en el momento en que la
necesitan. Así mismo, es relevante cuando es útil y apropiado tanto para los
tipos de trabajos como para las decisiones que la requieren.
TÉRMINOS Y CONCEPTOS DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS.
Un sistema computacional organiza
los datos en una jerarquía que empieza con bits y bytes, y progresa hasta
llegar a los campos, registros, archivos y bases de datos.
PROBLEMAS CON EL ENTORNO DE ARCHIVOS TRADICIONAL.
En la mayoría de las
organizaciones, los sistemas tendían a crecer de manera independiente sin un
plan a nivel de toda la compañía. Contabilidad, finanzas, manufactura, recursos
humanos, ventas y marketing han desarrollado sus propios sistemas y archivos de
datos.
REDUNDANCIA E INCONSISTENCIA DE LOS DATOS
La redundancia de los datos es la
presencia de datos duplicados en varios archivos, de modo que se almacenen los
mismos datos en más de un lugar o ubicación. La redundancia ocurre cuando
distintos grupos en una organización recolectan por separado la misma pieza de
datos y la almacenan de manera independiente unos de otros.
DEPENDENCIA PROGRAMA-DATOS
La dependencia programa-datos se
refiere al acoplamiento de los datos almacenados en archivos y los programas
específicos requeridos para actualizar y dar mantenimiento a esos archivos, de
tal forma que los cambios en los programas requieran cambios en los datos.
FALTA DE FLEXIBILIDAD
Un sistema de archivos
tradicional puede entregar informes programados de rutina después de cierto
esfuerzo extenso de programación, pero no puede entregar informes ad hoc ni
responder de manera oportuna a los requerimientos de información no
anticipados.
SEGURIDAD DEFECTUOSA
Como hay poco control o poca
administración de los datos, el acceso a la información, así como su
diseminación, pueden estar fuera de control. Falta de compartición y
disponibilidad de los datos. Como las
piezas de información en los distintos archivos y las diferentes partes de la organización
no se pueden relacionar entre sí, es casi imposible compartir o acceder a la
información de una manera oportuna.
6.2 LA METODOLOGÍA DE LAS BASES DE DATOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE DATOS.
La tecnología de las bases de
datos resuelve muchos de los problemas de la organización de los archivos
tradicionales. Una definición más rigurosa de una base de datos es la de una
colección de datos organizados para dar servicio a muchas aplicaciones de manera
eficiente, al centralizar los datos y controlar los que son redundantes.
SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS
Un Sistema de Administración de
Bases de Datos (DBMS) es software que permite a una organización centralizar
los datos, administrarlos en forma eficiente y proveer acceso a los datos
almacenados mediante programas de aplicación. El DBMS actúa como una interfaz
entre los programas de aplicación y los archivos de datos físicos.
CÓMO RESUELVE UN DBMS LOS PROBLEMAS DEL ENTORNO DE ARCHIVOS TRADICIONALES.
Un DBMS reduce la redundancia e
inconsistencia de los datos al minimizar los archivos aislados en los que se
repiten los mismos datos. Tal vez el DBMS no logre que la organización elimine
la redundancia de datos en su totalidad, pero puede ayudar a controlarla.
OPERACIONES DE UN DBMS RELACIONAL.
Las tablas de bases de datos
relacionales se pueden combinar con facilidad para ofrecerlos datos requeridos
por los usuarios, siempre y cuando dos tablas cualesquiera compartan un
elemento de datos común.
DBMS ORIENTADO A OBJETOS.
En la actualidad y en el futuro,
muchas aplicaciones requerirán bases de datos que puedan almacenar y recuperar
no sólo números y caracteres estructurados, sino también dibujos, imágenes,
fotografías, voz y video en movimiento completo.
BASES DE DATOS EN LA NUBE.
Suponga que su compañía desea
utilizar los servicios de computación en la nube.
¿Hay alguna forma de administrar
los datos en la nube? La respuesta es un "sí" condicional.
CAPACIDADES DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS.
Un DBMS incluye capacidades y
herramientas para organizar, administrar y acceder a los datos en la base de
datos. Las más importantes son: su lenguaje de definición de datos, el
diccionario de datos y el lenguaje de manipulación de datos.
CONSULTAS E INFORMES.
Un DBMS contiene herramientas
para acceder a la información en las bases de datos y manipularla. La mayoría
de los DBMS tienen un lenguaje especializado conocido como lenguaje de
manipulación de datos el cual se utiliza para agregar, modificar, eliminar y
recuperar los datos en la base.
6.3 USO DE BASES DE DATOS PARA MEJORAREL DESEMPEÑO DE NEGOCIOS Y LA TOMA DE DECISIONES.
Las empresas utilizan sus bases
de datos para llevar el registro de las transacciones básicas, como pagar a los
proveedores, procesar pedidos, llevar el registro de los clientes y pagar a los
empleados. Pero también se necesitan bases de datos para proveer información
que ayude a la compañía a operar sus negocios con más eficiencia, y ayudar a
los gerentes y empleados a tomar mejores decisiones. Si una compañía desea saber
cuál producto es el más popular o quién es su cliente más rentable, la
respuesta radica en los datos.
ALMACENES DE DATOS
Suponga que desea información
concisa y confiable sobre las operaciones, tendencias y cambios actuales a
través de toda la compañía. Si trabajara en una empresa grande, podría ser
difícil obtener esta información debido a que, con frecuencia, los datos se mantienen
en sistemas separados, como en ventas, manufactura o contabilidad.
¿QUÉ ES UN ALMACÉN DE DATOS?
Un almacén de datos es una base
de datos que almacena la información actual e histórica de interés potencial
para los encargados de tomar decisiones en la compañía. Los datos se originan
en muchos sistemas de transacciones operacionales básicos, como los sistemas de
ventas, las cuentas de clientes, la manufactura, y pueden incluir datos de
transacciones de sitios Web. El almacén de datos consolida y estandariza la
información de distintas bases de datos operacionales, de modo que se pueda
utilizar en toda la empresa para el análisis gerencial y la toma de decisiones.
MERCADOS DE DATOS
Un mercado de datos es un
subconjunto de un almacén de datos, en el cual se coloca una porción con alto
grado de enfoque en los datos de la organización en una base de datos separada
para una población específica de usuarios.
HERRAMIENTAS PARA LA INTELIGENCIA DE NEGOCIOS:
ANÁLISIS DE DATOS MULTIDIMENSIONAL Y MINERÍA DE DATOS.
Una vez que los datos en línea se
capturan y organizan en almacenes y mercados de datos, están disponibles para
su posterior análisis mediante el uso de las herramientas para inteligencia de
negocios, de las que hablamos brevemente en el capítulo 2. Las herramientas de
inteligencia de negocios permiten a los usuarios analizar datos para ver nuevos
patrones, relaciones y perspectivas que son útiles para guiar la toma de
decisiones.
MINERÍA DE DATOS Y MINERÍA WEB
La principal función de las
herramientas de inteligencia de negocios es lidiar con los datos que se han
estructurado en bases de datos y archivos. Sin embargo, se cree que los datos
no estructurados, que en su mayoría están organizados en forma de archivos de
texto, representan más del 80 por ciento de la información útil de una
organización.
6.4 ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS DE DATOS
El establecimiento de una base de
datos es sólo el principio. Para poder asegurar que los datos para su empresa
sigan siendo precisos, confiables y estén disponibles de inmediato para
aquellos que los necesiten, necesitará políticas y procedimientos especiales para
la administración de datos.
ESTABLECIMIENTO DE UNA POLÍTICA DE INFORMACIÓN.
Una política de información es la
que especifica las reglas de la organización para
compartir, diseminar, adquirir, estandarizar,
clasificar e inventariar la información. La política de información establece
procedimientos y rendiciones de cuentas específicos, identifica qué usuarios y
unidades organizacionales pueden compartir información, en dónde distribuirla y
quién es responsable de actualizarla y mantenerla.
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS DATOS
Una base de datos y una política
de información bien diseñadas son un gran avance en cuanto a asegurar que la
empresa tenga la información que necesita. Sin embargo, hay que llevar a cabo
ciertas acciones adicionales para asegurar que los datos en las bases de datos
organizacionales sean precisos y permanezcan confiables.
6.5 PROYECTOS PRÁCTICOS SOBRE MIS
Los proyectos en esta sección le
proporcionan experiencia práctica para analizar los problemas de calidad de los
datos, establecer estándares de datos a nivel de toda la compañía, crear una
base de datos para administrar el inventario y utilizar Web para buscar recursos
de negocios foráneos en las bases de datos en línea.
6.6 BIBLIOGRAFIA.
Laudon, Kenneth C. Y Laudon, Jane P. Mexico 2012.Sistemas de Información Gerencial.Desimosegunda edición: Pearson Educación.
